CKD Hetman © 2009  |  Polityka prywatności

Elektroniczna Archiwizacja Dokumentów


140 krotnie zwiększona pojemność archiwum Przy 70% redukcji jego kosztów!!!

Podstawowym zadaniem projektu jest redukcja kosztów klienta dotyczących prowadzenia archiwum oraz zamiana powierzchni magazynowej na powierzchnię biurową , przeznaczoną na zwiększanie przychodów.

1. Redukcja kosztów:

  • Lokalowych -> Brak pomieszczeń przeznaczonych na archiwum.
  • wyposażenia biurowego -> Szafy, szafki, regały
  • Pracowniczych I -> według różnych badań pracownik zużywa ok. 6 minut dziennie na poszukiwanie dokumentów.
  • Pracowniczych II -> papierowa, ręczna archiwizacja dokumentów.
  • Związanych z błędami zarchiwizowania dokumentu, czy jego zagubieniem.
  • Zużycia energii
  • Zużycia papieru

2. Wdrożenie polityki Ochrony Środowiska:

  • Oszczędność energii
  • Oszczędność papieru

3. Wdrożenie nowych standardów jakości:

  • Profesjonalne wyszukiwanie potrzebnego dokumentu.
  • Szybki dostęp do dokumentu.
  • Możliwość prezentacji dokumentu na całym świecie, podczas rozmów handlowych, kontroli, spotkania, w podróży etc.
  • Nadzór nad dostępem do bazy dokumentów zarchiwizowanych -> istniej możliwość co miesięcznego raportowania kto, o której godzinie i jaki dokument oglądał/drukował.

W przypadku dużej ilości dokumentów istnieje możliwość rejestrowania, przygotowania i skanowania dokumentów w siedzibie Klienta. Dokumenty po skanowaniu są pakowane w jednostki ładunkowe i przewożone do profesjonalnych magazynów Archiwum. W przypadku konieczności posiadania oryginału poszukiwanego dokumentu, należy mailem złożyć zamówienie w magazynie Archiwum i dokument będzie dostarczony w ciągu 24 godzin.

Obieg Dokumentów


Na życzenie klienta CKD opracuje projekt obiegu dokumentów w Firmie.
Mocne Strony Propozycji:

  • System porządkuje proces obiegu dokumentów
  • Każdy ruch dokumentu pomiędzy upoważnionymi osobami jest rejestrowany.
  • W każdej chwili Przełożony może sprawdzić u kogo dokument się zatrzymał.
  • Akceptacje, notatki, uwagi mogą być rejestrowane w odpowiednim polu dokumentu. Dane te będą zarchiwizowane z dokumentem.
  • Po udzieleniu akceptacji przez ostatnią upoważnioną osobę dokument jest przesyłany we wskazane miejsce, np. do płatności lub do archiwum.. Na końcu procesu automatycznie trafi do archiwum.
  • System redukuje koszty, likwiduje obieg papierowy i "ręczne" przenoszenie z biurka, na biurko. Brak jest możliwości zagubienia dokumentu, przełożenia innymi papierami, odczepienia się załączników itp.
  • Proces decyzyjny jest szybszy i sprawniejszy.
  • Przełożony może sam narzucić ile czasu dokument ma znajdować się u podwładnego/współpracownika. System sam będzie sygnalizował o przekroczeniu terminów.

140 krotnie zwiększona pojemność archiwum Przy 70% redukcji jego kosztów!!!