Elektroniczna Archiwizacja Dokumentów

140 krotnie zwiększona pojemność archiwum Przy 70% redukcji jego kosztów!!!

Podstawowym zadaniem projektu jest redukcja kosztów klienta dotyczących prowadzenia archiwum oraz zamiana powierzchni magazynowej na powierzchnię biurową , przeznaczoną na zwiększanie przychodów.

1. Redukcja kosztów:

• Lokalowych -> Brak pomieszczeń przeznaczonych na archiwum.
• wyposażenia biurowego -> Szafy, szafki, regały
• Pracowniczych I -> według różnych badań pracownik zużywa ok. 6 minut dziennie na poszukiwanie dokumentów.
• Pracowniczych II -> papierowa, ręczna archiwizacja dokumentów.
• Związanych z błędami zarchiwizowania dokumentu, czy jego zagubieniem.
• Zużycia energii
• Zużycia papieru

2. Wdrożenie polityki Ochrony Środowiska:

• Oszczędność energii
• Oszczędność papieru

3. Wdrożenie nowych standardów jakości:

• Profesjonalne wyszukiwanie potrzebnego dokumentu.
• Szybki dostęp do dokumentu.
• Możliwość prezentacji dokumentu na całym świecie, podczas rozmów handlowych, kontroli, spotkania, w podróży etc.
• Nadzór nad dostępem do bazy dokumentów zarchiwizowanych -> istniej możliwość co miesięcznego raportowania kto, o której godzinie i jaki dokument oglądał/drukował.

W przypadku dużej ilości dokumentów istnieje możliwość rejestrowania, przygotowania i skanowania dokumentów w siedzibie Klienta. Dokumenty po skanowaniu są pakowane w jednostki ładunkowe i przewożone do profesjonalnych magazynów Archiwum. W przypadku konieczności posiadania oryginału poszukiwanego dokumentu, należy mailem złożyć zamówienie w magazynie Archiwum i dokument będzie dostarczony w ciągu 24 godzin.

Obieg Dokumentów

Na życzenie klienta CKD opracuje projekt obiegu dokumentów w Firmie.
Mocne Strony Propozycji:

• System porządkuje proces obiegu dokumentów
• Każdy ruch dokumentu pomiędzy upoważnionymi osobami jest rejestrowany.
• W każdej chwili Przełożony może sprawdzić u kogo dokument się zatrzymał.
• Akceptacje, notatki, uwagi mogą być rejestrowane w odpowiednim polu dokumentu. Dane te będą zarchiwizowane z dokumentem.
• Po udzieleniu akceptacji przez ostatnią upoważnioną osobę dokument jest przesyłany we wskazane miejsce, np. do płatności lub do archiwum.. Na końcu procesu automatycznie trafi do archiwum.
• System redukuje koszty, likwiduje obieg papierowy i "ręczne" przenoszenie z biurka, na biurko. Brak jest możliwości zagubienia dokumentu, przełożenia innymi papierami, odczepienia się załączników itp.
• Proces decyzyjny jest szybszy i sprawniejszy.
• Przełożony może sam narzucić ile czasu dokument ma znajdować się u podwładnego/współpracownika. System sam będzie sygnalizował o przekroczeniu terminów.

140 krotnie zwiększona pojemność archiwum Przy 70% redukcji jego kosztów!!!